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外事指南
上海交通大学举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会申报程序
发布时间:2017-05-16

为促进我校与各国、地区及国际组织间的学术交流与合作,提高我校的学术地位和国际知名度,按上级有关部门要求,制定国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会申报程序:

 

一、应具备的条件及应注意的事项

1.有利于促进我校教育科研事业发展,有利于提高我校国际声望和维护国家利益,确有较高学术水平的自然科学技术领域的会议可积极举办;

2.一般性的研讨会、交流会、论坛以及涉及敏感问题的会议不宜举办;

3.具有一定的工作基础;

4.应能组织一定数量和质量的学术论文;

5.会议经费有保证;

6.在申报、筹备及会议过程中,要注意避免出现 “两个中国”或“一中一台”等政治问题及其他敏感问题。

 

二、申办程序


自2007年起,所有在华举办国际会议沪港(澳)、海峡两岸研讨会均由学校上报教育部审批、备案。申办程序分为预报、正式申报二步。

 

(一)会议类别


国际(港澳台)会议一般指在我国境内组织举办参与者来自3个或3个以上国家和地区(含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会。会议需要有明确的会议主题和议题,基于相关学术领域的发展背景确有举办的必要性。原则上需要有会议主席。

根据会议的属性分为以下几类:


1.重大国际会议

1)联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;

2)联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;

3)事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议或双边会议;

4)外宾≥100人,总人数≥400人的社科类国际会议;外宾≥300人,总人数≥800人的自然类国际会议;

5)外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑或重要幕僚出席的国际会议或双边会议;

6)邀请党和国家领导人出席的国际会议或双边会议。

【注意】必须提前1年报备计划,教育部审核后报请国务院审批,否则不予受理。提前1年报备计划后,还需提前6个月提出正式申请。

 

2.一般国际会议:

在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。各种国际比赛、国际博(展)览会和涉外文艺演出不适用。

【注意】原则上必须提前1年报备计划。提前1年报备计划后,还需提前4个月提出正式申请。不涉及敏感问题,外宾人数<30人的小型自然科学技术类国际会议可不报备计划,但必须按规定提前4个月报批。

 

3.双边会议

属于国际会议中的一种特殊情况,指在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自2个国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

【注意】双边会议参照国际会议进行报备计划、和正式申报。

 

4.需书面征求其他部委的:

1)不论规模大小,凡涉及敏感问题、意识形态问题或邀请敏感人士(含美欧等西方国家的议员)与会的国际会议;

2)邀请外国驻华使节、敏感国家驻华使馆官员和在敏感时期邀请外国驻华使馆官员与会的国际会议;

3)邀请境外媒体、记者与会活动的国际会议;

4)凡涉及台湾问题或有台湾敏感人士出席的国际会议。

 

三、注意事项

1.会议名称

a)不得使用“高峰论坛”、“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓;

b)原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会的机制,已经形成固定机制的(第X届会议)要重新评估,并根据需要和实效做出必要调整,从严限制;

c)短期内不得就同一主题或类似主题重复举办会议。

2.会期和举办地点

a)应严格控制会期,精简办会;(注:会期应在五天以下)

b)请示应至少在会期前3个月上报教育部;

c)未经批准,不得对外承诺举办会议;

d)会期和会议地点应避免与国家举办的重大活动冲突;

e)原则上不得异地办会。

3.参会代表及机构组织

a)海峡两岸进行的学术交流活动原则上不邀请外国专家参加;

b)我方主办的国际学术会议原则上不邀请台湾人员出席;

c)外国驻华机构及境外组织在华举办国际会议要进行有效监管,严格控制;

d)不得擅自邀请副总理级以上重要外宾专程来华出席国际会议,不得违规承担外国前政要往返国际旅费、出场费及食宿等费用。

 

四、操作流程
 

五、会后总结

会议结束后,请主办单位两周内将会议总结材料送国际合作与交流处/港澳台办公室,包括:

1.会议总结表(在此下载会议总结表);

2.会议论文集;

3.会议议程;

4.与会者名单;

5.会议相关照片。

另,会后20日内须提交会议总结表给教育部。格式参照中国教育系统学术会议云平台(http://econf.hust.edu.cn/)。

 

六、其他

为保持与国家法律及政策法规的一致性,国际合作与交流处保留随时修订和更改该政策的权利。政策一经修改,相关信息将及时发布。

 

七、常见问题

(一)活动类型是否为国际会议

1.如活动邀请少量嘉宾对一群听众进行讲座/培训/报告,则活动类型应为讲座/培训/报告;

2.如活动中的交流仅涉及几个单位间的学术交流,主要目的为促进相互的深入合作,则应当定义为普通的交流接待。

(二)中外人数比例

参会中外人数比例应在4:1为宜

(三)异地办会

原则上不允许异地办会,如情况确有必要,须由当地合办单位协助取得当地外办对此次会议不持异议、同意举办的复函。

(四)邀请国外政要、议员、记者或使领馆官员

1.如邀请领馆官员致辞须另行报市外办,并提供致辞稿大纲。

2.如邀请记者参与须报校宣传部,并提供具体采访环节安排。

3.如邀请外国政府正部长以上官员或前国家元首须报外交部、国务院审批,会议级别为重大国际会议。原则上邀请以上人员的会议请示须提前6个月“送达”教育部,并由教育部报相关部委会签。

(五)系列会议

1.原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会的机制;

2.如情况确有必要,需提供前三/五届会议的情况介绍,经重新评估后,根据需要和实效做出必要调整【理工科类需提供前三届会议信息,社科类需前五届】

(六)境外组织

1.须提供该组织的详细中文介绍;

2.涉及的任何国外组织,基金会等,官方网站不得有一中一台的表述;

3.有境外非政府组织参与的国际会议,按规定活动前应到公安机关做临时活动备案。

(七)主题相近的会议同期召开

需在会议背景处说明这两个会议的关系,如有关联性建议整合为一个会议举办。如无关联性,请详细说明两个会议的独立性,并体现在会议名称及会议背景中。

(八)申请加急、推迟、取消办会或更改会议信息

1.申请推迟、取消、或更改会议信息均需另行提交盖学校公章的公文。

2.申请加急:所有一般规模的会议请示均需严格按照规定,提前4个月在系统上发起申请。如会议特别重要,又确因特殊情况未能按时申报的,须附盖学校公章的加急情况说明供上级审批部门参考。如教育部等上级部门不予受理或受理后不同意召开的,该会议不得召开。

3.如未能取得会议批复,原则上不允许作为国际会议召开。如私自办会发生相关问题,具体承办方需承担相应责任。

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