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上海交通大学举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会申报程序
发布时间:2017-05-16

为促进我校与各国、地区及国际组织间的学术交流与合作,提高我校的学术地位和国际知名度,按上级有关部门要求,特制定国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会申报程序:


一、举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会应具备的条件及应注意的事宜

  1.  有利于促进我校教育科研事业发展,有利于提高我校国际声望和维护国家利益,确有较高学术水平的自然科学技术领域的会议可积极举办;
  2.  一般性的研讨会、交流会、论坛以及涉及敏感问题的会议不宜举办;
  3.  具有一定的工作基础;
  4.  应能组织一定数量和质量的学术论文;
  5.  会议经费有保证;
  6.  在申报、筹备及会议过程中,要注意“一中一台”等政治问题及其他敏感问题。
 
二、申办程序

  自2007年起,所有在华举办国际会议沪港(澳)、海峡两岸研讨会均由学校上报教育部审批、备案。申办程序分为预报、正式申报二步。

(一)会议类别
  按会议规模及内容,可分为:
  1.  小型双边会议
  2.  一般性国际会议
      (1)外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议;
      (2)外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。
  3.  重大国际会议

(二)预报
        1.  凡申办外宾人数在30人以上的国际会议,每年须预报明、后两年的计划,由教育部初审,并纳入年度计划。
        2.  会议预报时间为:
         一般性国际会议:每年2月和9月各预报一次
         重大国际会议:每年9月预报一次
        3.  预报方式: 学院统一组织于每年2月15日前和9月15日前报送国际合作与交流处
        4.  预报材料:《上海交通大学举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会预报表》
        5.  教育部将不再受理未纳入年度计划或未通过初审的会议申请。

(三)正式申报
  1.  一般性国际会议,须至少在对外承诺或向外发出会议1号通知前4个月将正式书面申报表送国际合作与交流处;
  2.  重大国际会议,须至少在对外承诺或向外发出会议1号通知前5个月将正式书面申报表送国际合作与交流处;
  3.  申报获得批准后,方可对外宣布或承诺。
  4.  未经批准,任何院系部处及下属单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议,不得以“与外方已商妥”、“会议通知已发出”等为由要求上级部门的认可和批准。
 
申报内容包括:
  1.  会议名称(中、英文)、举办日期、初步议程;
  2.  会议背景(有无国际组织参与、国际组织简介、历次会议简介);
  3.  会议主题、议题、必要性和预期达到的目的;
  4.  会议主办、合办、协办和承办方;
  5.  外方主办、协办、合办或委托机构情况简介;
  6.  会议规模、中外代表人数、重要代表名单(单位、职务)、组委会/筹委会组成、大会主席;
  7.  是否邀请外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、国际知名和有特殊背景人士、港澳官方人士、台湾人士;
  8.  经费预算及来源;
  9.  如系我校承办,需主办单位出具委托书及中文翻译件。

申报流程:
1. 填写《上海交通大学举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会申报表》
2. 由国际合作与交流处/港澳台办公室负责审核申请报告,经相关单位会签意见,并报主管校领导审核后上报教育部审批。

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